Integritetspolicy

INTEGRITETSPOLICY/INTEGRITY POLICY
IF YOU LIKE TO HAVE THE BELOW INFORMATION IN ENGLISH PLEASE CONTAC US AT:

INFO@HELEKOPTER.COM OR +46 16 428680

Syfte
Helekopter AB inkluderat hel- eller delägda dotterbolag värnar om att alla ska känna sig trygga i att vi följer de regler och krav som dataförordningen för med sig gällande hantering av dina personuppgifter. Genom det här dokumentet vill vi förtydliga hur vi hanterar personuppgifter, varför det är viktigt och till vad uppgifterna används. Vi vill även visa på vilka som har tillgång till uppgifterna, hur länge informationen sparas och hur du kommer i kontakt med oss för att utöva någon av dina rättigheter som rör hanteringen.

Definitioner i dokumentet
Personuppgiftsansvarig: Det företag som utfört registrering av persondata och bestämmer syftet med behandlingen av personuppgifter och hur behandlingen ska gå till är enligt förordningen Personuppgiftsansvarig. Vi står alltså ytterst ansvariga för hanteringen av de personuppgifter som vi på Helekopter gruppen samlar in.
Personuppgiftsbiträde: För att vi ska kunna utföra vårt arbete och erbjuda er de bästa tjänsterna har vi i flera situationer behov av att lämna vidare information till en partner, eller tredje part. Dessa kallas Personuppgiftsbiträde. Deras hantering av uppgifter regleras i avtal mellan personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträdet.

De olika typer av data vi samlar in är följande:
Kunddata: I vårt fall refererar vi till kunddata som den information vi samlar in om personer som driver eller är aktiva i något av de bolag som vi arbetar med eller har eller vill arbetat med. Den typen av data är tex namn, telefonnummer, roll osv. Samtlig information behöver vi för att kunna fullfölja vårt arbete med att sälja och utveckla vårt produkt- samt tjänste erbjudande..
< Loggar/trafikdata: På vår hemsida använder vi oss av Google Analytics för att förbättra vår hemsida och se att vi når ut till rätt målgrupper, samt fyller vår sida med inlägg artiklar och länkar som uppfattas som intressanta.

IP adresser: Denna typ av uppgifter sparas idag per automatik när du surfar in på vår hemsida. Vi har dock ingen användning av att spara denna typ av data och rensar därmed dessa uppgifter så ofta vi har möjlighet.

Personaldata: Data sparas om våra anställda för att kunna hantera den dagliga verksamheten och uppfylla rättsliga krav så som löneutbetalningar, medarbetarsamtal osv. Även uppgifter till kontaktpersoner (ICE) för våra anställda hanteras för allas trygghet.

Typer av persondata som vi inte samlar in – Känsliga uppgifter
Förordningen är särskilt strikt när det gäller behandlingen av känsliga personuppgifter. Följande typer av uppgifter avses som känsliga enligt förordningen:
• ras eller etniskt ursprung
• politiska åsikter
• religiös eller filosofisk övertygelse
• medlemskap i en fackförening
• hälsa
• en persons sexualliv eller sexuella läggning
• genetiska uppgifter och
• biometriska uppgifter som entydigt identifierar en person.

När samlar vi in persondata?
I lagstiftningen framgår det tydligt att det måste finnas en så kallad ”rättslig grund” för att hantera personuppgifter. Det betyder att minst ett av följande villkor måste vara uppfyllt för att vi ska få hantera dina personuppgifter:

Avtal
Då uppgifter behövs för att vi ska kunna sluta och uppfylla ett avtal med dig som kund eller part, sparar vi uppgifterna på den rättsliga grunden för Avtal. Det kan vara kontaktuppgifter, adresser, personnummer osv. Det gäller exempelvis när du begärt in prisuppgifter, eller annat liknande från oss. Om vi önskar spara fler uppgifter än de som specifikt behövs för att uppfylla avtalet kommer vi be om ditt samtycke i frågan innan det görs.

Rättslig förpliktelse
Vissa uppgifter sparas för att vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse. Det gäller exempelvis uppgifter som behövs för att uppfylla bokföringslagen och liknande som gäller som ett undantag för, och är överordnad, Dataskyddsförordningen.

Intresseavvägning
I många fall sparar vi dina personuppgifter för att vi ska kunna kommunicera med dig och informera om våra tjänster och om händelser som kan vara i ditt intresse. I sådant fall sparas uppgifterna utifrån en intresseavvägning som vi gör. Här krävs att vår hantering av personuppgifter anses nödvändig för ett berättigat intresse (att kunna kommunicera med dig) och att ditt intresse av att skydda den typen av personuppgifter inte är av större vikt. Du har alltid rätt att invända mot denna hantering.

Samtycke
Du kan också lämna ditt samtycke till att vi hanterar dina personuppgifter. För att ett samtycke ska bli giltigt krävs att du gör en aktiv handling för att godkänna samtycket. Exempel på en sådan aktiv handling kan vara när du fyller i dina personuppgifter i ett av våra webformulär och då kryssar i rutan om att du ger ditt samtycke till att uppgifterna sparas av oss, att du via mail ber om att få information, att du svarar ja på en direkt fråga om vi ska skicka information till dig, att du delar med dig av ett visitkort till oss eller liknande. Inga i förväg ikryssade ”Jag godkänner” rutor accepteras som samtycke. Ett samtycke ska förutom att vara aktivt även vara frivilligt, specifikt, informerat och tydligt. Du kan alltid, när som helst, dra tillbaka ett samtycke.

Hur länge sparar vi data?
Det är viktigt för oss att kunna leverera överenskomna tjänster till de bolag vi arbetar med och att bevara det nätverk vår verksamhet är beroende av. Hur länge vi sparar data beror på typ av data det gäller och vilken rättslig grund vi vilar det på.
I enighet med våra interna processer som finns framtagna för efterlevnaden av dataförordningen rensar vi persondata 1 gånger per år, och fattar då beslut om huruvida vi ser en anledning att spara data en längre tid och om det finns en rättslig grund som stödjer det.

Vilka har tillgång till data?
Personuppgifter som samlas in behandlas dels av Helekopter koncernen i i rollen som Personuppgiftsansvarig men det finns tillfällen då vi arbetar med underleverantörer och samarbetspartners för att fullgöra våra tjänster. En sådan part kallas Personuppgiftsbiträde.
Personuppgiftsbiträdet ansvarar för att behandla uppgifterna på ett sätt som följer det avtal som då finns upprättad mellan Helekopter koncernen och tredje part, där hanteringen specificeras.

Om vi blir ombedda av en myndighet att lämna ut dina uppgifter är vi skyldiga att göra det enligt det som följer av beslutet.

Om du har lämnat ditt samtycke kan vi även i andra fall komma att lämna ut din data till företag, organisationer eller personer utanför det egna bolaget.

Så skyddar vi din data
De system där vi nu hanterar personuppgifter upprätthåller alla en hög standard vad gäller säkerhet. Samtliga system är lösenordskyddade och behörighetsstyrda. Vi har informerat våra anställda gäller bland annat hantering av lösenord, mailinboxar, mobiltelefoner, och åtgärdsplan vid eventuella incidenter.

Riskåtgärdsplan
Vi har under arbetet med att följa förordningen identifierat områden där vi anser att vi kan förbättra hanteringen av personuppgifter. Dessa punkter sammanställdes i en åtgärdsplan som vi hanterar. Detta dokument ska förbli levande hos oss för att ständigt upprätthålla arbetet kring säkerhet för personuppgifter, arbetet är linjerat med hur vi arbetar med ständiga förbättringar i vårt Kvalitetssystem.

Dina rättigheter
Dina personuppgifter ska finnas lättillgängliga för dig. För att säkerställa att vi inte lämnar ut information till obehörig lämnas information enbart ut efter identifiering. Du kan få din data rättad och kompletterad med relevanta uppgifter om du anser att den data vi har är felaktig eller otillräcklig. Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få data raderad Undantag görs för data som måste sparas i enlighet med bokföringslag eller annan lag. Du har även rätt att begära en tillfällig begränsning av behandling av din data samt få information om din data lämnats ut till tredje part.

Klagomål
Om du skulle anse att vi behandlar din data i strid med gällande regelverk, ber vi dig kontakta oss snarast möjligt så att vi kan rätta till den felaktiga behandlingen. Du kan också lämna in ett klagomål till Datainspektionen som då bedömer om en tillsyn ska göras.

Skadestånd
Om du lidit skada till följd av att din data har behandlats i strid med dataskyddsförordningen kan du ha rätt till skadestånd från den personuppgiftsansvariga eller från personuppgiftebiträdet som medverkat vid behandlingen.
Ett personuppgiftsbiträde kan bli skadeståndsansvarigt om denne har brutit mot de bestämmelser som specifikt riktar sig till biträden eller har behandlat dina data i strid med den personuppgiftsansvariges instruktioner i det skriva avtalet.

Kontaktuppgifter
Om du vill radera data, ändra data, komplettera data, göra en invändning hur vi hanterar data eller bara har frågor eller funderingar kring hur vi behandlar dina data kontaktar du oss enklast på följande sätt:

info@helekopter.com
+46 16 428680

Leif Andersson
VD/CEO
Helekopter AB